Spade en période de crise sanitaire / les réunions

Vous allez peut-être devoir travailler en mode télé-travail avec la gestion du confinement demandé pour lutter contre l’épidémie du CoVid-19. Comment pouvez-vous organiser des réunions avec vos collaborateurs et vos partenaires?

Chez Spade, nous sommes de grands fans des pratiques de collaboration à distance du fait de l’agence distribuée en 2 bureaux (Namur et Bruxelles). 

Chaque matin nous commençons la journée par une « mêlée » collective en connectant les deux espaces de travail. Cette mêlée est l’occasion d’expliquer le travail qui sera réalisé et les questions entre les collaborateurs. Suivant les journées, elle peut durer de 15 à 40 minutes.

Les besoins de ce type de réunions

• pouvoir organiser une conférence virtuelle
• partager son écran
• supporter une discussion en mode chat
• pouvoir annoter l’écran temporairement
• enregistrer des appels
• avoir une excellente qualité audio et vidéo.

L’intérêt est de pouvoir faire participer tout le monde à la conférence à tout moment. 

Les outils que nous vous recommandons 

Where.by  

=> pas d’installation, un simple browser suffit
=> création d’un compte pour l’organisateur
=> fonctionne très bien sur mobile (smartphone et tablet)
=> création de salles privées avec une adresse personnalisée
=> gratuit jusque 4 participants, ensuite à partir 14€/mois (et enregistrement disponible)

Zoom.us 

=> installation d’un logiciel pour l’organisateur
=> avec ou sans logiciel pour les participants
=> enregistrement vidéo
=> capacité de greenscreen (cacher le fond d’écran par une image)
=> abonnement 14€/mois

Hangout google

=> compte gmail
=> lien créé automatiquement via le calendrier google
=> extension chrome google hangout
=> possibilité de masquer (flouter) le fond derrière vous
=> possibilité d’organiser un live sur Youtube

Skype

=> installer un logiciel pour tous les participants
=> enregistrement possible via des extensions payantes

Skype est resté dans le langage commun car précurseur en matière de télé-conférence. Entretemps il est devenu un logiciel Microsoft qui favorise donc son utilisation dans son environnement (Compte Outlook, Hotmail…) ce qui peut par contre compliquer les choses en dehors.

Facebook live

=> Nécessite un compte Facebook pour tous les participants
=> Le mieux est encore de créer un groupe privé
=> Autre possibilité : utiliser Facebook pour les entreprises

La procédure est plus complexe que sur les plateformes dédiées. L’organisateur doit préparer la connexion avec son ordinateur. Ensuite il partage le Live dans un groupe ou sur son profil.

Slack 

A la base, Slack est une application de chat qui permet de gérer des canaux (espaces) regroupant des personnes précises. L’application est intégrée via API à des dizaines de services. Vous pouvez créer une tâche dans un logiciel et la relation entre les deux services va générer une notification dans un espace dédié.

Un service d’appel (audio et/ou vidéo) est disponible pour le mode abonnement.

Autres applications

• Facetime : seulement sous environnement Mac et iOS
• Les apps mobile telles que Whatsapp, Messenger, …
• StarLeaf
• Et si vous êtes dans un environnement Microsoft Office 365, il y a bien entendu Teams.

Conclusion

Suivant le niveau de numérisation de votre organisation et les règles déjà mise en place, vous trouverez certainement un usage pour l’une ses solutions présentées plus haut.

En tous les cas pour les prochaines semaines, si nous avons des réunions de travail ensemble, nous passerons par l’un de ces services avec une préférence pour Whereby (pas d’installation à faire, un simple navigateur suffit) et Slack (car nous avons une utilisation intensive des chaînes au sein de notre équipe)

Vous avez des suggestions ? N’hésitez pas à les partager !
Vous souhaitez en savoir plus sur les meilleures pratiques pour les réunions avec vos collaborateurs et vos partenaires? ? N’hésitez pas à nous contacter